Sacale más jugo a Gmail aprendiendo a buscar entre tus mensajes

Siendo Gmail un servicio de Google, es lógico que sus capacidades de búsqueda sean potentes. Pero para poder aprovechar esto al máximo, te conviene conocer sus operadores de búsqueda avanzada. Al fin y al cabo, desde sus inicios Gmail nos ha propuesto que no tiremos nada, sino que almacemos y busquemos.

En su página de ayuda, Gmail define los operadores así:

palabras o símbolos que, cuando se utilizan en las consultas, llevan a cabo acciones especiales en el sistema de búsqueda

Hoy vamos a repasar estos operadores, y la mejor manera de usarlos.

La manera de usarlos es muy sencilla. Simplemente, se trata de escribir el operador (que siempre va seguido de dos puntos “:” y a continuación, sin ningún espacio intermedio, escribir el término que deseamos utilizar, que puede ser una palabra, una extensión de archivo o una dirección de correo. En la mayoría de los casos, el autocompletado funciona muy bien, permitiendo que, por ejemplo, empecemos a escribir las primeras letras de un operador y este nos aparezca sugerido en una lista que se despliega.

Por ejemplo, digamos que queremos ver todos los correos que hemos recibido de admin@esesitio.com. Para ver los correos por remitente, se utiliza el operador “from:”. Así que solo tendremos que escribir from:admin@esesitio.com.

Es posible usar varios operadores al mismo tiempo. Por ejemplo, si queremos ver todos los mensajes enviados por admin que contienen adjuntos escribiremos from:admin@esesitio.com has:attachment.

Otro aspecto que debemos tener en cuenta es que los resultados que nos ofrecen las búsquedas no abarcan ni la carpeta de spam ni la Papelera. Si queremos buscar también en estos sitios, deberemos especificarlo por medio de unos operadores concretos.

Guardando las búsquedas más frecuentes

Por la razón que sea, es posible que hagamos una misma búsqueda habitualmente. Para evitar escribir nuestras búsquedas una y otra vez, podemos usar una de las funciones experimentales de Labs: Enlaces rápidos.

Primero debemos habilitar esta función, en Configuración > Labs y allí buscar “Enlaces rápidos” en la lista. Habilitamos la función, guardamos los cambios y nos aparecerá la nueva sección en la barra lateral.

Para guardar una búsqueda, sólo hay que hacerla normalmente y, cuando nos aparezcan los resultados, pulsar en “Añadir enlace rápido” dentro de la sección de “Enlaces”. Se nos pedirá que le pongamos un nombre y la búsqueda se guardará. De ahora en adelante, para realizarla de nuevo tan sólo hay que cliquear ese enlace.

Tener en cuenta que estos enlaces rápidos nos sirven para ir a cualquier URL dentro de Gmail, así que podemos guardar un enlace a secciones que queramos tener más a mano, como por ejemplo los Labs o cualquier otra página dentro de la configuración.

Búsqueda por destinatario o remitente

Ahora veamos los operadores que nos permiten mostrar los mensajes enviados por un remintente o a un destinatario concreto. Estos son from: y to:

• from:pepe@algunsitio.com nos mostrará los mensajes que nos llegaron desde pepe@algunsitio.com.
• to:pepe@algunsitio.com nos mostrará los mensajes que hemos enviado a pepe@algunsitio.com.

Si queremos ver los mensajes de varios remitentes o destinatarios al mismo tiempo, uniremos los operadores por medio de un tercero: OR.

• from:pepe@algunsitio.com OR from:jose@algunsitio.com nos mostrará los correos que nos hayan llegado desde pepe@algunsitio.com y también los de jose@algunsitio.com.
• from:pepe@esesitio.com OR to:pepe@esesitio.com nos mostrará tanto los correos que nos ha enviado pepe@esesitio.com como los que le enviamos a esa dirección.

Obviamente, podemos usar OR con otras combinaciones de operadores.

También podemos buscar en base a aquellos que estén como destinatarios en copia o en copia oculta. Para ello, usaremos cc: o bcc:. Como es lógico, los mensajes con copia oculta que se nos muestren tan sólo serán aquellos que hayamos enviado nosotros.

• cc:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes en los que hayamos puesto en copia a pepe@esesitio.com
• bcc:pepe@esesitio.com nos mostrará los mensajes en los que pusimos a pepe@esesitio.com en copia oculta.

Búsqueda por fecha

La búsqueda por fecha es algo bastante útil si recordamos más o menos en que momento nos enviaron el mensaje que buscamos. Existen varios operadores para hacerlo.

before: y older: seguidos por la fecha en formato anglosajón (año/mes/día) nos mostrarán todos los mensajes que nos enviaron antes de dicha fecha.

• before:2010/10/20 nos mostrará mensajes enviados o recibidos antes del 20 de octubre de 2010.

after: y newer: también seguidos por la fecha, nos mostrarán los mensajes enviados después de la fecha indicada.

• after:2010/10/20 nos mostrará mensajes enviados o recibidos después del 20 de octubre de 2010

Hay que recordar que el sistema usa las fechas en formato anglosajón, y si no la escribimos así, no va a funcionar. Por ejemplo, si la fecha buscada es 21/12/2008 hay que escribirlo al revés: 2008/12/21.

Una incorporación reciente al repertorio de operadores son los de búsqueda por fecha relativa. Estos son newer_than para aquellos que son recibidos a partir de un cierto número de días, meses o años, y older_than para aquellos que son más antiguos. En lugar de usar fechas concretas, usamos días (d), meses (m) o años (y). Ejemplos:

• newer_than:2d nos mostrará solamente los mensajes que hemos recibido en los últimos dos días.
• older_than:5m nos mostrará solamente los mensajes que tienen cinco meses o más de antiguedad.

Búsqueda por adjuntos

Miles de adjuntos debemos tener en nuestra bandeja de entrada. Estamos convencidos de que un archivo “está en mi correo” pero después no podemos encontrarlo. Pues ya no más, los operadores de Gmail nos ayudan a localizar adjuntos también.

El operador más básico para ver mensajes que contienen adjuntos es has:attachment. Si lo usamos solo, nos mostrará todos los mails con archivos adjuntos, algo que puede ser útil si queremos hacer limpieza en nuestras carpetas. Si no, puede que sea más práctico usarlo combinado con from:

• from:pepe@esesitio.com has:attachment nos mostrará todos los mensajes enviados desde pepe@esesitio.com que contengan un archivo adjunto, sin importar de que tipo sea.

Pero más útil puede resultar el operador filename:, que nos muestra los adjuntos que coincidan con un nombre o un formato de archivo.

• filename:resumen nos mostrará todos los mensajes que contengan un adjunto en cuyo nombre esté la palabra “resumen”.
• filename:doc nos mostrará todos los mensajes que contengan un archivo .DOC como adjunto.

Búsqueda por tamaño

Size: es un operador que nos permite restringir la búsqueda a correos que sean iguales o superiores al tamaño que indiquemos. Antes, había que indicar el tamaño en bytes, algo que resulta poco práctico. Ahora, también es posible usar una unidad mayor: los megabytes, usando la letra m:

• size:5m nos mostrará todos los mensajes que sean iguales o superiores en tamaño a cinco megabytes.

Este operador es útil para localizar archivos pesados que nos estén ocupando espacio cuando ya no los necesitamos.

Búsqueda por estado y lugar

Ya terminando, vamos a mencionar dos operadores que nos permiten definir los lugares de Gmail donde queremos realizar la búsqueda o el estado de los mensajes que buscamos. Son in: e is:. Ambos se pueden usar en varias combinaciones pero vamos a detallar solamente algunas de las más útiles porque seguramente las usaremos con más frecuencia.

• in:inbox busca mensajes solamente dentro de Recibidos.
• in:trash busca mensajes solamente dentro de la papelera.
• in:spam busca mensajes solamente entre lo que el sistema (o nosotros) ha calificado como spam.
• in:anywhere busca mensajes en todas partes. Es el operador indicado si lo que queremos es abarcar también el spam y la papelera.

• is:unread busca entre los mensajes que no han sido leídos. Útil para cuando hay mensajes que se archivan automáticamente sin pasar por Recibidos.
• is:read busca sólo entre los mensajes que ya hemos leído.
• is:starred busca sólo entre los mensajes que hemos marcado como destacados con una estrella.

Muchos más operadores

Existen unos cuantos operadores más que pueden ser útiles según las necesidades de cada uno. Para revisarlos todos, existe la página de ayuda de Gmail en español aunque la verdad es que la lista más actualizada y mejor explicada está en la ayuda en inglés.

Aunque muchos operadores son bastante útiles por sí solos, obtendremos mejores y más concretos resultados si los usamos combinándolos unos con otros. Todo es cuestión de recordar los operadores más usados o tener una lista como esta siempre a mano hasta que los memoricemos.